Demo mit erfundenen Beispielbelegen. Nichts davon wird nach einem Tag aufbewahrt.
Belegbox

Anleitung

Die Belegbox nimmt Ihnen das Abtippen von Belegen ab. Hier steht, wozu das gut ist, wie es geht und was es Ihnen erspart.

Wozu ist das gut?

Jeder Betrieb sammelt Belege: Tankquittungen, Material, Mittagessen mit Kunden, Rechnungen von Lieferanten. Die Buchhaltung braucht von jedem Beleg die gleichen Angaben: wer, wann, wie viel, wie viel Mehrwertsteuer, wofür.

Heute geschieht das meist von Hand: Belege sammeln, Zahlen in eine Excel-Liste abtippen, kategorisieren, Fotos oder Papier ablegen, am Monatsende alles zusammensuchen und der Treuhänderin schicken. Das ist langweilig, kostet Zeit und führt zu Tippfehlern und verlorenen Belegen.

Die Belegbox macht aus dem Foto direkt die fertige Zeile. Sie prüfen nur noch, statt abzutippen, und am Monatsende ist die Liste mit allen Belegen schon fertig.

So geht es in fünf Schritten

  1. Beleg aufnehmen

    Unter «Erfassen» das Handy zücken und den Beleg fotografieren, oder eine Datei (Foto, PDF) wählen. Rechnungen, die per Mail kommen, einfach als PDF hochladen.

  2. Die Belegbox liest ihn

    In wenigen Sekunden stehen Lieferant, Datum, Betrag, Mehrwertsteuer, Währung und ein Kategorievorschlag da. Sie tippen nichts ab.

  3. Kurz prüfen

    Links sehen Sie den Beleg, rechts die gelesenen Angaben. Gelb hinterlegte Felder sind unsicher oder fehlen: dort bitte hinschauen. Alles andere passt zum Text auf dem Beleg.

  4. Freigeben

    Mit «Prüfen abgeschlossen» ist der Beleg erledigt. Erst geprüfte Belege gehen in den Export, so kommt nie ein ungeprüfter Wert in die Buchhaltung.

  5. Monatsende: ein Klick

    Unter «Export» den Monat wählen: Sie bekommen eine Liste (öffnet in Excel) und ein ZIP mit allen Belegen, sauber benannt. Das schicken Sie Ihrer Treuhänderin oder Ihrem Steuerberater.

Gleich ausprobieren

Mit dem Handy arbeiten

Am Computer unter «Handy verbinden» einen QR-Code anzeigen und mit der Handykamera scannen. Das Handy ist danach verbunden, ohne Passwort. Dort können Sie Belege fotografieren, die Angaben am Handy prüfen und freigeben. So erfassen auch Mitarbeitende unterwegs ihre Belege direkt nach dem Einkauf.

  • Der Code gilt 10 Minuten und nur für ein Handy.
  • Ein verbundenes Handy sieht und bearbeitet Belege, aber nicht Export und Einstellungen. Die bleiben dem Computer mit Passwort vorbehalten.
  • Handy verloren? Am Computer unter «Handy verbinden» das Gerät entfernen, dann ist der Zugang sofort weg.

Was spart das? Ein Rechenbeispiel

Von Hand

  • 60 Belege im Monat
  • etwa 3 Minuten pro Beleg: abtippen, kategorisieren, ablegen
  • dazu rund 1,5 Stunden am Monatsende: zusammensuchen, Liste bereinigen, verschicken

rund 4,5 Stunden pro Monat

Mit der Belegbox

  • 60 Belege im Monat
  • etwa 45 Sekunden pro Beleg: fotografieren und kurz prüfen
  • Monatsende: ein Klick, etwa 5 Minuten

rund 50 Minuten pro Monat

Ersparnis in diesem Beispiel: rund 3,5 bis 4 Stunden pro Monat, also etwa 45 Stunden im Jahr.

Das ist eine Beispielrechnung mit angenommenen Zeiten, keine Messung. Wie viel es bei Ihnen ist, hängt von der Belegzahl und Ihrer heutigen Arbeitsweise ab. Je mehr Belege, desto mehr spart es. Ausserdem: weniger Tippfehler, keine verlorenen Belege, die Suche im Archiv statt im Ordner und eine Treuhänderin, die nicht mehr nachfragen muss.

Häufige Fragen

Was ist, wenn die Belegbox einen Betrag falsch liest?

Deshalb gibt es die Prüfung. Sie sehen den Beleg neben den Angaben und korrigieren in Sekunden. Zur Sicherheit gilt eine Zahl der KI nur, wenn sie im erkannten Text wirklich steht, und der Gesamtbetrag wird mit festen Regeln gegengeprüft. Wo es abweicht, steht ein Hinweis.

Was passiert mit meinen Belegen?

Sie liegen auf einem Server in der EU. Die Texterkennung läuft auf diesem Server, kein Foto geht an Dritte. Die KI bekommt nur den erkannten Text, ohne Bild und ohne Angaben zu Ihrem Betrieb.

Wie erfassen Mitarbeitende unterwegs Belege?

Sie scannen einmal den QR-Code und öffnen die Belegbox am Handy. Danach fotografieren sie Belege direkt und können sie am Handy prüfen und freigeben. Den Export für die Buchhaltung macht weiterhin nur der Computer mit Passwort.

Welche Fotos funktionieren am besten?

Der ganze Beleg im Bild, flach hingelegt, gutes Licht, ohne Schatten und Spiegelung, scharf. Lange Kassenzettel notfalls in zwei Teilen. PDFs von Rechnungen lesen sich am zuverlässigsten.

Darf ich das Papier danach wegwerfen?

Das hängt von Ihrem Land und Ihrem Betrieb ab. Fragen Sie Ihre Treuhänderin oder Ihren Steuerberater, ob ein digitaler Beleg bei Ihnen das Original ersetzt und wie lange Sie aufbewahren müssen.

Kann ich Kategorien oder Farben ändern?

Kategorien und Land (Schweiz oder Deutschland) stellen Sie unter «Einstellungen» selbst ein. Farben und Logo passen wir für Ihren Betrieb an.

Gibt es das auch für Programme wie Bexio, Abacus oder DATEV?

Der Export als Liste funktioniert mit jedem Programm, das CSV einlesen kann. Eine direkte Anbindung baut cutinhalf auf Wunsch für Ihr Programm.